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P.T. MAGAZIN 05/2012

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Magazin für Wirtschaft und Gesellschaft. Offizielles Informationsmagazin des Wettbewerbs "Großer Preis des Mittelstandes" der Oskar-Patzelt-Stiftung

Collaboration as a

Collaboration as a Service Die neue Art der Zusammenarbeit in den Unternehmen Wirtschaft Die Vernetzung von Mitarbeitern macht die Arbeit effektiver (Foto: maxymedia/Flickr.com) Die Art der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern entscheidet maßgeblich über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. IT-gestützte Prozesse haben diese in der Vergangenheit bereits deutlich effizienter gestaltet. Der nächste logische Schritt ist nun das Social Business, das die Mitarbeiter nach dem Vorbild des Social Networkings künftig noch besser – auch standort- und abteilungsübergreifend – miteinander vernetzt sowie neue Tools für eine effizientere Kollaboration bereitstellt. E-Mail-Nutzung zur Abbildung von Geschäftsprozessen ist ineffizient Gerade in mittelständischen und großen Unternehmen verbringen Mitarbeiter sehr viel Zeit mit dem Zusammentragen von Informationen, der Koordination untereinander, dem Austausch von Know-how – aber auch mit der Suche nach bestimmten Kollegen, deren Expertise zur Umsetzung von Projekten benötigt wird. Bisher griffen diese hierzu vor allem auf die E-Mail zurück. Doch Informationen in der E-Mail-Umgebung zu organisieren ist ineffizient, weil keine ausreichenden Möglichkeiten zur Strukturierung der Inhalte zur Verfügung stehen. Auch fehlt die Übersicht, welche Version eines Dokuments etwa die aktuellste ist oder bei wem sie sich befindet. Der komplette Prozess des Arbeitens an Dokumenten in Teams ist intransparent und unkoordiniert. In der Regel liegen nicht einmal Informationen zum jeweils aktuellen Bearbeitungsstand vor. Postfächer mutieren zu Informationsgräbern Auch haben Mitarbeiter keinen Zugriff auf Informationen, die in den E-Mail- Postfächern anderer Mitarbeiter liegen. Oder aber E-Mails erreichen gar nicht erst die Kollegen, weil diese gerade im Urlaub oder krankgeschrieben sind. Die E-Mail- Postfächer mutieren so zu Informationsgräbern. Wichtige Projekte und Prozesse werden ausgebremst, dringende Sachverhalte bleiben unerledigt liegen. Die E-Mail mag demnach zwar die Kommunikation als solche – insbesondere mit Externen wie Kunden und Geschäftspartnern – beschleunigen und vereinfachen, für eine effiziente Koordination im Team ist sie jedoch eher ungeeignet. Soziales Netzwerk statt E-Mail Zumal mit dem Social Business nun eine echte Alternative für eine reibungslose Zusammenarbeit in den Unternehmen zur Verfügung steht. Das Social Business setzt dabei auf einen Trend, der sich im Privaten bereits seit langem durchgesetzt hat: Sich in sozialen Netzwerken zu vernetzen, Informationen schnell zu teilen und sich selbstorganisiert zu Teams zusammenzuschließen. Diese Funktionen werden nun in die moderne Arbeitswelt verbracht. So entsteht in den Unternehmen ein soziales Netzwerk, das die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern verbessert, indem es den Zugang zu Informationen und Wissensträgern effizient sicherstellt. Wegweisend bei der Umsetzung sind hierbei kollaborative, webfähige Lösungen, die als Software-as-a-Service (SaaS) in kurzer Zeit eingerichtet sind und via Web-Browser abgerufen werden können. Sie fördern den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern unter Heranziehung der Funktionen sozialer Netzwerke: Mitarbeiter können sich in eigenen Communities vernetzen und in diesen an gemeinsamen Themen arbeiten. In Blogs teilen sie Ideen und Erfahrungen miteinander, während Aktivitätsfunktionen helfen, Teams besser zu organisieren und kleinere Projekte in einzelne, planbare Schritte zu strukturieren. Und für die kollaborative Erstellung hochwertiger Inhalte bilden Wikis eine gute Basis. Mitarbeiter-Profile als Dreh-und-Angelpunkte Ähnlich wie bei den herkömmlichen sozialen Netzwerken verfügt zudem jeder Mitarbeiter über ein eigenes Profil. Hier werden unter anderem seine Kompetenzen verschlagwortet. Anhand dieser Tags können ihn Kollegen leicht auffinden. Umgekehrt kann er auch projekt- oder sachverhaltsabhängig stets die richtigen Ansprechpartner mit dem erforderlichen Know-how aus allen Unternehmensbereichen ermitteln. Das Mitarbeiter-Profil bietet zugleich auch die Möglichkeit der direkten Kontaktaufnahme. Darüber hinaus können diesem weitere, wichtige Eckdaten, beispielsweise zu Vorgesetzten entnommen werden. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn für die Mitarbeit an einem Projekt deren Genehmigung einzuholen wäre. Das Maß aller Dinge der Zusammenarbeit Doch im Social Business können so nicht nur Teams schnell und effektiv selbst organisiert und angefordert, sondern auch direkt neue Communities als virtuelle Projekträume für gemeinsame Vorhaben angelegt werden. In diesen können dann Probleme geschildert, diskutiert und gelöst, aber auch Fragen gestellt und beantwortet werden. Das mühselige Hin- und Herschicken sowie Sammeln von E-Mails, wie dies bisher in solchen Szenarien an der Tagesordnung war, entfällt. Obendrein bleiben alle zusammengetragenen Informationen für alle Mitarbeiter der Teams in den Communities stets zentral abrufbar. Das Social Business wird damit zum Maß aller Dinge im Bereich der Zusammenarbeit in erfolgreichen Unternehmen. Flankiert durch technische Neuerungen geht mit ihm mehr Agilität, Flexibilität und Dynamik in den Geschäftsprozessen einher. Infolgedessen steigen Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Niedrige Einstiegshürden: Dank Cloudund Modernisierungstechnologien Die Hürden für den Einstieg in die neue Art der Zusammenarbeit waren dabei noch nie so niedrig wie heute. So können Unternehmen, die für das Social Business erforderlichen Kollaborationslösungen, wie beispielsweise IBM Connections, entweder als Software-as-a-Service einfach aus der Cloud beziehen oder aber innerhalb der eigenen Infrastruktur bereitstellen. Während die Cloud-Variante einen Start ins Social Business ohne größere E-Mail-Postfächer mutieren zu Informationsgräbern Anfangsinvestitionen und zu fest kalkulierbaren Kosten ermöglicht, können bei der Bereitstellung innerhalb der eigenen Infrastruktur vorhandene Geschäftsanwendungen berücksichtigt und so in die Kollaborationsprozesse integriert werden. Die von der GROUP Business Software AG (GBS) entwickelte Modernisierungstechnologie überführt hierzu bisher Clientgebundene IBM Lotus Notes/Domino- Anwendungen in web- und cloud-fähige Lösungen. Diese können von den Mitarbeitern dann fortan per Webbrowser oder mobil via Smartphone oder Tablet- PC aufgerufen und genutzt werden. n Über den Autor Ingo Erdmann n Dr. Ingo Erdmann ist Social Business-Experte und Key Account Manager bei GROUP Business Software (GBS) (Foto: Ingo Erdmann) (Foto: comedy_nose/Flickr.com) 40 P.T. MAGAZIN 5/2012 5/2012 P.T. MAGAZIN 41

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