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E-Paper PT-Magazin 05 2020 Einfach Machen

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Offizielles Magazin der Oskar-Patzelt-Stiftung. Titelthema: Schock und Krise als Treiber. Community-Masken: in den Größen M, L und Kids. Empathie und Effizienz: Martin Glasow über Konflikte. Was wollen wir Leben?: Ralf P. Leuter über Einrichtungen. Digitale Strategien: Bettina Vier über Entwicklungsphasen.

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08 E-Paper 5/2020 © Sergey Nivens - stock.adobe.com Jede Entwicklungsphase braucht ihre eigene digitale Strategie Je nachdem, in welcher Entwicklungsphase sich ein Unternehmen befindet, können sich die Strategien der digitalen Transformation deutlich unterscheiden. Grundlage ist die in der Organisationsentwicklung bekannte Einteilung von Unternehmen nach Entwicklungsphasen: Pionierphase, Differenzierungsphase, Integrationsphase und Assoziationsphase. Jede Phase hat ihre Besonderheit und braucht daher unterschiedliche Ansätze für die Weiterentwicklung. Die Phasenbetrachtung erweckt zunächst den Eindruck, dass es sich um Entwicklungsstufen handelt. Dem ist aber nicht so. In Abhängigkeit der Produkte muss ein Start-up möglicherweise schon in der Gründungsphase eine enge Beziehung zum Kunden aufbauen (wie Assoziationsphase). Das Interessante ist, dass das Unternehmen aber durch das Umfeld gezwungen wird, die Differenzierungs- und Integrationsphase trotzdem zu durchlaufen. Der Grund liegt darin, dass die Phasen inhaltlich aufeinander aufbauen. Mit der digitalen Transformation kommt noch eine zusätzliche Perspektive hinzu: die kundenzentrierte Ausrichtung eines Unternehmens mithilfe digitaler Lösungen. In der Pionierphase (Start-ups) steht der Gründer in der Regel an der Spitze und führt das Team nicht selten patriarchalisch. In dieser Phase nachvollziehbar, da er als Visionär die Gründungsidee vorantreibt. Es treten immer neue Situationen auf, die das Team situativ lösen muss. Vieles wird auf Zuruf vom Gründer gesteuert. In der Pionierphase muss sich das Unternehmen immer wieder neu ausrichten, um seine Positionierung zu finden. Starre digitale Prozesse wären hinderlich. Das größte Risiko ist oft der Gründer, weil er sich im wachsenden Unternehmen als Flaschenhals entpuppt. Das Unternehmen braucht eine Strategie, um die interne Effizienz und Verfügbarkeit für den Kunden zu erhöhen. Das bedeutet: weniger Zentralisierung, Bündelung von Aufgaben, Teams mit mehr Verantwortung für ihren Bereich. So kann sich jedes Team in seinen Aufgaben spezialisieren, austauschen und vertreten, trägt selbst die Verantwortung für die Umsetzung und wird daher bestrebt sein, sich zu verbessern. Eine solche Organisation lässt sich technisch sehr gut mit einem Ticketsystem abbilden. Aufgaben werden als Ticket angelegt, nach Merkmalen einem Team zugeordnet und innerhalb – oder auch außerhalb – des Teams verteilt. Produktionsmaschinen können Fehlermeldungen an das Ticketsystem schicken, die dann direkt an den Bearbeiter weitergeleitet werden. So werden Bearbeitungsvorgänge teilautomatisiert und digital erfasst. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der Auswertung. Es entsteht Transparenz, z. B. darüber, welche Aufgaben wie häufig anfallen. Ein Startup sollte zudem seine Produkt- und Kundendaten von Anfang an zentral digital verwalten. Der Grad der Digitalisierung kann für die nächste Phase ein wichtiger Vorteil sein. Je stärker ein Unternehmen in kurzer Zeit wächst, umso mehr geht die Transparenz der Zuständigkeiten verloren. Das Unternehmen rutscht in die Differenzierungsphase. Nun wird darüber nachgedacht, wie Prozesse, Produkte und Produktionen standardisiert und automatisiert werden können. Auch die Spezialisierung und Vernetzung der Mitarbeiter spielt eine wichtige Rolle. Welches Wissen wird wo wann benötigt? Investitionen in neue Anwendungssoftware und Services erleichtern die Arbeit. In dieser Phase spielt die Frage „Mensch oder Maschine?“ eine wichtige Rolle und gibt Impulse für den digitalen Wandel. E-Paper 5/2020

09 Entscheidend ist, dass der Kunde hier im Fokus steht. Sonst verliert sich das Unternehmen in der kleinteiligen Abbildung von Prozessen. Abläufe werden in Prozesse gepresst, in die sie nicht hineinpassen. Es entstehen Prozessblockierer, da für abweichende Fälle keine Regelungen vorliegen. Mitarbeiter werden zu „Prozess-Schubsern“ anstatt zu innovativen Mitdenkern. Auch die Kunden stöhnen, weil ihre Anfragen irgendwo hängen bleiben oder Wünsche nicht berücksichtigt werden können. Diese „Über-Strukturierung“ kann vermieden werden, wenn in der Differenzierungsphase agile Teams und entsprechende technische Rahmenbedingungen (s. Pionierphase) implementiert werden. Agile Teams haben Freiräume in ihrer Arbeitsweise und können auf Veränderungen sofort reagieren. Dadurch werden sie gefordert, die Qualität ihrer Leistung stetig zu optimieren. Je stärker sich ein Unternehmen strukturiert, umso stärker wird das Silo- Denken. Jeder will seinen Bereich perfektionieren. Verschärft wird das Ganze, wenn unterschiedliche Organisationen in diesen Bereichen aufeinandertreffen. Unternehmen, die die Gefahr rechtzeitig erkennen und in die Integrationsphase switchen, können „Grabenkämpfe“ verhindern. „Integration“ bedeutet, dass jedes Team versteht, wie benachbarte Teams arbeiten bzw. was die Kunden erwarten. Die Aufgabe besteht darin, die Zusammenarbeit untereinander zu optimieren. Das erfordert viel Übung in der Kommunikation und der Einbindung von Systemen. Daher ist es von Vorteil, wenn bereits in der Differenzierungsphase selbstständig agierende Teams aufgebaut wurden. Das besondere Merkmal der Integrationsphase ist, dass sich die überwiegend prozessual orientierte Organisation zu einer sozialen Gesamt- Organisation entwickelt. In der digitalen Welt werden nun Lösungen benötigt, die über rein logische Prozesse hinausgehen. Die Sammlung, Vernetzung und Deutung von Daten über die Bereiche hinweg ist hier genauso entscheidend wie agile Teams, um langfristig auch andere Organisationen einzubinden. Damit tritt das Unternehmen in die Assoziationsphase. Zielsetzung ist die Vernetzung des Unternehmens mit anderen Organisationen, also die digitale und organisatorische Verknüpfung über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Oft springen Unternehmen von der Differenzierungsphase direkt in die Assoziationsphase. Auf Basis technischer Prozesse kein Problem. Aber nun entstehen direkte Abhängigkeiten. Blockierende Prozesse im eigenen Unternehmen wirken sich direkt auf die Partner aus. Damit steigt der Druck, die Integrationsphase nachzuholen. Teams und die technische Systemlandschaft werden umgebaut. Hat ein Unternehmen dagegen die Integrationsphase schon durchlaufen und gelernt, agil auf Veränderungen zu reagieren, kann es Fehler der in der Wertschöpfungskette vor- oder nachgelagerten Unternehmen abfedern. Damit wird deutlich, wie wichtig es ist, sich dieser Entwicklungsphasen bewusst zu sein und ein Unternehmen organisatorisch und technisch auf die nächste Phase vorzubereiten. Es ist auch ein Trugschluss zu glauben, dass sich die Organisation ändert, wenn ein neues System eingekauft wird. Organisation und Technik müssen immer zusammen angegangen werden. ó E-Paper 5/2020 Buchtipp: „Digital Insights – Digitalisierung: 7 Sichtweisen aus der Praxis“ Weiterführende Informationen zum Thema und zur Autorin Bettina Vier finden sich im Buch „Digital Insights – Digitalisierung: 7 Sichtweisen aus der Praxis“, in dem sieben erfolgreiche Interim Manager direkt aus der Praxis berichten und Megatrends, technische Innovationen sowie unternehmerische, prozessuale, ethische, gesellschaftliche und globale Fragen beleuchten. „Digital Insights – Digitalisierung: 7 Sichtweisen aus der Praxis“ ist im Best Practice Verlag erschienen und kostet 39,90 Euro. Weitere Informationen: https://bestpracticemedia.de/digital-insights-digitalisierung-7-sichtweisen-aus-der-praxis Über die Autorin Bettina Vier ist Diplom-Volkswirtin und Top- Profi, wenn es um den digitalen Handel geht. Als Interim Managerin ist sie überaus gefragt, denn noch immer tun sich viele Unternehmen schwer, diese Technologie für die eigenen Zwecke gewinnbringend zu nutzen. Branchenübergreifend wird sie seit vielen Jahren als E-Commerce-Managerin in Unternehmen geholt. Dabei stößt sie weitere Digitalisierungsprojekte an und unterstützt da, wo das Umfeld für den E-Commerce noch nicht gegeben ist. Sie berät strategisch und umfassend und macht den digitalen Wandel konkret. www.ecommerce-management.de

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