E-Paper 04_2021 Der grosse Aufbruch

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02 E-Paper 4/2021 © www.piqsels.com Die eSignatur als Alternative zu Papierbergen Erstaunlicherweise liegt die Marktdurchdringung von digitalen Lösungen wie der elektronischen Unterschrift erst bei rund 20 %. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Unternehmen auch in der heutigen Zeit immer noch auf Dokumente in Papierform setzen. Dabei werden Themen wie Sicherheit und Praktikabilität so ausgelegt, dass Papier Dokumente immer noch die sicherste und einfachste Lösung seien. Außer Acht gelassen wird jedoch oft, dass die Papierform auch nach der Unterschrift noch weiter bearbeitet werden kann während ein intelligent abgelegtes und elektronisch unterschriebenes Dokument nach der Unterschrift nicht mehr bearbeitet werden kann. Das in Frankreich gegründete Unternehmen Yousign bietet für kleine und mittelständische Unternehmen eine elektronische Lösung an, um zukünftig nicht mehr Papierberge von A nach B zu verschieben, sondern alle Dokumente sofort griffbereit in digitaler Form verfügbar haben zu können. Dabei deckt Yousign nicht bloß den französischen Markt ab, sondern konzentriert sich voll und ganz auf eine gesamteuropäische Lösung. Elektronische Unterschrift praktisch umgesetzt Trotz der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung sorgt die elektronische Unterschrift immer noch für Fragezeichen im Kopf. Eine der dabei am häufigsten gestellten Fragen ist die der Sicherheit. Die digitale Welt sei zu undurchsichtig um dort sicher mit wichtigen Dokumenten arbeiten zu können. In Wirklichkeit ist aber ein PDF-Dokument, welches z.B. mithilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung unterschrieben wurde, weitaus sicherer als ein Dokument in Papierform. Ein Blatt Papier kann auch, nachdem es unterschrieben wurde noch nach Belieben bearbeitet werden. Für diesen Prozess hat Yousign eine App entwickelt, die nach elektronischer Signatur eines Dokumentes keine Bearbeitung mehr zulässt. In der Praxis wird das Dokument in der App hochgeladen, dann mit Unterschriftenfeldern versehen und anschließend zur Signatur versendet. Somit ist der Bearbeitungsprozess sehr viel schneller, als es in Papierformat der Fall wäre. Welche Abläufe lassen sich durch Yousign verkürzen? Die vertraglichen Vereinbarungen, die ein Unternehmen trifft, übersteigen die klassischen Arbeitsverträge. Zum Beispiel werden bei neuen Mitarbeitern neben den Arbeitsverträgen auch Verschwiegenheitserklärungen, Personalbögen und Datenschutzvereinbarungen fällig, die wiederum einen erheblichen Papier- E-Paper 4/2021

03 Dominik Drechsler, Country Manager DACH soll Yousign zum führender Anbieter von e-Signaturen für KMU in Deutschland formen E-Paper 4/2021 berg produzieren würden, wenn es Yousign nicht gäbe. Darüber hinaus, werden eigentlich alle B2B-Geschäfte vertraglich festgehalten. Jeder Ablauf, der eine Unterschrift erfordert, ist durch Yousign abgedeckt und kann schnell bearbeitet werden. Yousign ermöglicht durchsichtige Verwaltung Bisher wurden Verträge und wichtige Dokumente von Unternehmen abgeheftet. Dafür gibt es die jeweiligen Ordner, in denen beispielsweise ein Abonnementvertrag oder ein Arbeitsvertrag abgelegt wird. Verträge müssen nicht jeden Tag wieder hervorgeholt werden, wodurch sie selbstverständlich irgendwann in Vergessenheit geraten können. Wenn es sich allerdings um einen solchen Abonnement-Vertrag handelt, versäumt man logischerweise auch die Frist, um ein altes Luc Pallavidino und Antoine Louiset – die französischen Gründer von Yousign erhielten im Juni bei einer Series A Finanzierungsrunde 30 Millionen Euro Abo beispielsweise zu kündigen, und ist wieder ein weiteres Jahr daran gebunden, zu bezahlen. Mit Yousign besteht die Möglichkeit sich an smarte Vertragsmanagementsysteme wie ContractHero anzubinden, die automatisch an Fristen erinnern. Dadurch werden versäumte Fristen nie wieder zu einem Problem und auch die Steuerunterlagen landen pünktlich beim Steuerberater. So wird endlich mehr Zeit dafür frei, sich um das Wesentliche zu kümmern, den Auf- und Ausbau eines Unternehmens. Wie KMUs Teil der neuen digitalen Welt werden Wenn sich ein Unternehmen gründen will, dann kommt es zuallererst zu einer großen Flut an Verträgen und Vereinbarungen. Kooperationen werden nicht lange auf sich warten lassen und die ersten Praktikanten und Mitarbeiter stehen wahrscheinlich auch schon bald in den Startlöchern. Nun kann sich ein Unternehmen entscheiden, ob eher die knappen Ressourcen in die Bearbeitung all dieser Prozesse fließen soll, oder ob man sich für eine effizientere Lösung entscheidet. Da Yousign bei der Entwicklung der App großen Wert auf die User Experience und das User Interface gelegt hat, ist die Oberfläche so einfach und intuitiv nutzbar, dass quasi keine Einarbeitungszeit benötigt wird und man sofort umstellen kann. Speziell bei jungen Unternehmen ist schnelles Vorankommen das A und O. Nach dem Deutschlandstart will Yousign nun europaweit Marktführer werden und ist dabei auf dem besten Weg! ó